Cómo enviar correos electrónicos desde Google Sheets

Enviar un correo electrónico es una tarea fácil y relevante, ya que cualquier persona con una conexión a Internet activa y la dirección de correo electrónico del destinatario puede hacerlo. Gmail incluso te permite enviar el mismo correo electrónico a varios destinatarios a la vez, lo que realmente ahorra tiempo. Pero las cosas se ponen difíciles cuando desea enviar diferentes correos electrónicos a diferentes grupos de personas y también al mismo tiempo. La mayoría de las personas lo hacen manualmente, lo que, sinceramente, lleva mucho tiempo. Y eso se debe a que no conocen ninguna herramienta que pueda hacerlo automáticamente de una vez. Sin embargo, si usted es una de esas personas, le encantará saber que puede ahorrar mucho tiempo utilizando Google Sheets.

¡Si! Al igual que Gmail, puede enviar el mismo correo electrónico desde Google Sheets a varios destinatarios. Pero lo que lo hace mejor es que también puede asignar diferentes correos electrónicos para todos y cada uno de los destinatarios , para que se envíen al mismo tiempo. ¿Pero cómo? Bueno, en este artículo vamos a responderlo todo.

Junto con eso, también le diremos cómo puede recibir una alerta de notificación cuando alguien realiza cambios en la hoja de cálculo compartida. Y si eso es lo que más le interesa, puede pasar directamente a enviar correos electrónicos automáticamente cuando se actualice la hoja de cálculo de Google .

Más información: Cómo bloquear celdas en hojas de Google

Enviar correo electrónico desde Google Sheets

Para que esto funcione, vamos a tomar la ayuda de un código, que tiene que ir a la herramienta Script Editor de la hoja de cálculo de Google. Al principio, es seguro probar este método antes de usarlo directamente para enviar correos electrónicos a destinatarios reales. Para probar la autenticidad de este método, puede poner su dirección de correo electrónico secundaria o tal vez una de las de su amigo en la lista de destinatarios. Y si funciona bien para usted, puede usarlo para enviar correos electrónicos a destinatarios reales.

1. Vaya a Hojas de cálculo de Google y abra una nueva hoja de cálculo. Ahora, divida las primeras cuatro filas de la hoja en Dirección de correo electrónico , Asunto, Mensaje y  Estado. Después de eso, complete las filas respectivas con información relevante como se muestra en la imagen a continuación.

Nota: Mantenga la fila Estado vacía, ya que se usa para mostrar el estado de entrega del correo electrónico.

2. A continuación, en la barra de herramientas, haga clic en Herramientas y seleccione Editor de secuencias de comandos .

3. El editor se abrirá en una nueva pestaña con un código preescrito en el proyecto sin título. Ahora, elimine todo el código escrito previamente para que pueda pegar el código requerido en el proyecto.

4. Puede obtener el script / código escrito por nosotros a continuación. Simplemente cópielo y péguelo en el editor de secuencias de comandos.

Enviar correos electrónicos desde el código de la hoja de cálculo

function onOpen () {

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (),
options = [{
nombre : «Enviar correo» ,
functionName : «sendEmails2»
},];
ss.addMenu ( «Remitente de correo electrónico» , opciones);

}

v ar EMAIL_SENT = “EMAIL_SENT” ;

function sendEmails2 () {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
var startRow = 2 ; // Primera fila de datos para procesar
var numRows = sheet.getLastRow () – 1 ; // Número de filas para procesar
// Obtener el rango de celdas
var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1 , numRows, 4 )
// Obtener valores para cada fila en el Rango.
var data = dataRange.getValues ​​();
for ( var i = 0 ; i <data.length; ++ i) {
var row = data [i];
var emailAddress = fila [ 0 ];// Primera columna
var sujeto = fila [ 1 ]; // Segunda columna
var mensaje = fila [ 2 ]; // Tercera columna
var emailSent = fila [ 3 ]; // Cuarta columna

if (emailSent! = EMAIL_SENT) { // Evita el envío de duplicados

MailApp.sendEmail (emailAddress, asunto, mensaje);
sheet.getRange (startRow + i, 4 ) .setValue (EMAIL_SENT);
// Asegúrese de que la celda se actualice de inmediato en caso de que se interrumpa el script
SpreadsheetApp.flush ();

}

}

}

Nota: La fuente original de este código es GitHub , sin embargo, modificamos el código para hacerlo más conveniente. Porque el script / código original no permitía que el usuario incluyera la fila Asunto . Por lo tanto, todos sus correos electrónicos enviados solo tendrían el asunto predefinido «Nuevo correo electrónico», lo cual no es conveniente. Además, con el código original, tendría que realizar cambios en el código si hubiera más de 2 correos electrónicos en la lista. Pero al modificar el código, superamos estas deficiencias.

5. Si ha terminado de pegar el script en el editor, presione Ctrl + S para guardar el código.

6. Tan pronto como lo haga, aparecerá una ventana emergente solicitando el nombre del proyecto. Déle un nombre adecuado y haga clic en Aceptar.

7. A continuación, en la barra de herramientas, haga clic en el botón Seleccionar función y seleccione la opción sendEmails2 .

Nota: Si ve el botón Mi función en lugar de Seleccionar función, significa que el proyecto no se ha guardado. Intente guardarlo nuevamente para resolver el problema.

8. Ahora, haga clic en el botón reproducir o ejecutar para compilar el código. Cuando lo haga, aparecerá una ventana emergente que dice «Se requiere autorización» . Haga clic en » Revisar permisos «.

9. Se abrirá una nueva ventana que le pedirá su cuenta de Gmail desde la que le gustaría enviar correos electrónicos utilizando Hojas de cálculo de Google. Simplemente seleccione el correo electrónico deseado para seguir adelante.

10. Después de eso, aparecerá un mensaje de advertencia. Seleccione la opción Avanzado para revelar la opción Ir a [Nombre del proyecto] (inseguro)  y luego haga clic en ella.

11. En la página siguiente, desplácese hacia abajo y haga clic en la opción Permitir para otorgar los permisos requeridos al script.

Nota: Debe proporcionar esta autorización solo por primera vez. Una vez que haya terminado, solo tiene que hacer clic en el botón Reproducir / Ejecutar para enviar los correos electrónicos.

12. Finalmente, se compilará el script y los correos electrónicos se enviarán a todas las direcciones de correo electrónico al mismo tiempo.

13. Aquí, obtendrá el estado EMAIL_SENT en la fila Estado para confirmar que los correos electrónicos se enviaron correctamente.

Con esto, ha enviado correctamente correos electrónicos desde Google Sheets.

Enviar correo electrónico cuando se actualice la hoja de Google

Si trabaja en una hoja de cálculo compartida, entonces es muy importante conocer todos los cambios que otros le hicieron. Para mantenerse informado sobre todas las actualizaciones realizadas en la hoja compartida, puede habilitar la alerta de notificación para eso. Esto enviará una alerta en su correo electrónico cada vez que alguien cambie algo en la hoja. Por lo tanto, si desea recibir una notificación cuando se actualice la hoja de cálculo, puede seguir estos pasos:

1. Vaya a la hoja de cálculo compartida deseada. Ahora, haga clic en Herramientas y seleccione Reglas de notificación .

2. A continuación, en la ventana Establecer reglas de notificación , seleccione las opciones que desee y haga clic en el botón Guardar .

Puede configurar Notificarme con … para alertas diarias eligiendo el resumen diario de correo electrónico , o puede elegir Correo electrónico de inmediato, para recibir una notificación instantánea en su cuenta de Gmail cuando alguien actualice la hoja de cálculo.

3. Ahora, se puede añadir otra regla de notificación o, simplemente haga clic en Do ne para completar el proceso.

4. De ahora en adelante, si alguien actualiza la hoja de cálculo, recibirá un correo electrónico en su cuenta de Gmail.

Ahora, siempre estará informado sobre cualquier cambio realizado en sus hojas de cálculo de Google.

Más información: Cómo crear una lista desplegable en Google Sheets

Conclusión

Entonces, ahora puede enviar diferentes correos electrónicos a varias personas desde Google Spreadsheets al mismo tiempo. Después de todo, no fue tan difícil, ¿verdad? Además, con la alerta de notificación de Google Sheets, ahora puede recibir notificaciones sobre cualquier cambio realizado en su hoja de cálculo compartida. Y realmente esperamos que haya podido seguir todos y cada uno de los pasos de este artículo sin ninguna dificultad. Pero aún así, si tiene alguna confusión con respecto a algún paso, no nos importaría responder su consulta en la sección de comentarios.

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